Het opstellen van de Onderwijs en Examenregeling (OER) kan veel tijd in beslag nemen. Bij de meeste onderwijsinstellingen worden verschillende programma’s en systemen aan elkaar geknoopt. Bovendien verloopt de samenwerking met collega’s niet altijd soepel, want bij het schrijven van de OER zijn vaak mensen van verschillende afdelingen betrokken. Hierdoor worden er meerdere versies van hetzelfde document rondgestuurd en sluipen er ongemerkt fouten in.
Hogeschool Inholland heeft gekozen voor een samenwerking met OER Write, zodat de informatievoorziening voor haar studenten en medewerkers beter aansluit bij de behoeften die er zijn. Samen met Inholland hebben we een aantal tips op een rijtje gezet, zodat jij ook sneller een betere OER kan schrijven. Door deze stappen te volgen, zal je het volledige schrijfproces verbeteren, veel tijd besparen en uiteindelijk ook prettiger samenwerken met jouw collega’s.
1. Zet een duidelijk schrijfproces op.
Zorg ervoor dat het OER proces duidelijk is voordat je begint met schrijven. Creëer een procesplan met heldere stappen en deadlines voor elk document. Maak bovendien de rollen en verantwoordelijkheden helder voor alle betrokken personen zodat iedereen weet waar hij aan toe is.
2. Bouw vooraf de structuur voor iedere OER.
Definieer ook, voordat je begint met schrijven, een structuur die past bij jouw documenten. Maak ruimte voor een algemeen en een opleidingsspecifiek deel. Hierdoor is het document overzichtelijker en kunnen lezers en schrijvers sneller vinden wat ze zoeken.
3. Maak een vaste layout voor alle OERen.
Gebruik de huisstijl van jouw onderwijsinstelling en zorg ervoor dat alle documenten dezelfde lettertype, stijl en vormgeving volgen. Idealiter kunnen OER schrijvers dit zelf niet aanpassen, maar kan dat alleen centraal gedaan worden door een coördinator.
4. Werk online samen aan dezelfde OER.
Zo werkt iedereen altijd met de juiste en de meest recente versie van ieder document. Bovendien kan je eraan werken wanneer het jou uitkomt, zonder te hoeven wachten op collega’s. Zeker nu iedereen voorlopig thuis werkt, is dit de ideale manier van werken.
5. Geef direct feedback met een commentaar functie.
Zorg dat je commentaar kan plaatsen, inzien en oplossen in het document. Zo kan je meteen feedback geven op geschreven stukken van anderen zodat het schrijfproces nog soepeler verloopt en er geen miscommunicatie ontstaat.
6. Schrijf in gebruikelijke taal en woordkeuze.
Vermijd juridische jargon of moeilijke termen waar dat kan. Zo is de OER voor iedereen makkelijker te lezen en ontstaan er minder vragen van collega’s, maar uiteindelijk ook van de studenten zelf.
7. Houd de voortgang van jouw OER nauwlettend in de gaten.
Voor een coördinator is het belangrijk om snel te kunnen zien wat de voortgang in ieder document is. Hierbij is het handig om een overzicht te hebben waarin je het schrijfproces kan monitoren. Op deze manier kan je in één oogopslag zien welke openstaande punten er nog zijn in iedere OER.
8. Bouw één centraal archief voor alle OERen.
Vaak zijn OERen opgeslagen in verschillende programma’s, systemen en mappen, zoals bijvoorbeeld in Microsoft Word, een Drive of Sharepoint omgeving. Daardoor kost het meer tijd om documenten van voorgaande jaren op te sporen. Zorg er dus voor dat alle OERen op één locatie opgeslagen en gearchiveerd worden zodat ze makkelijk terug te vinden zijn.
9. Publiceer de OER online, maar niet als PDF.
Jongeren zijn altijd en overal online. In 2019 maakte 96% van de Nederlandse jongeren (12-25 jaar) elke dag gebruik van het internet. 99% van hen doet dat op zijn mobiele telefoon. Publiceer de OER dus online en maak het toegankelijk voor alle apparaten. Creëer links naar de juiste hoofdstukken en zorg dat studenten eenvoudig kunnen zoeken in hun OER. Een PDF format is hiervoor niet geschikt, want dat is moeilijk leesbaar en onmogelijk te doorzoeken op een mobiel apparaat.
“Onze collega’s zijn blij met OER Write! Het opstellen van de OER gebeurt op een toegankelijke, intuïtieve manier. Ook de mogelijkheid om samen in het document te werken en de medezeggenschap via OER Write vorm te geven, wordt zeer gewaardeerd.”
– Monique Bicknese, Beleidsjurist, Inholland
OER Write kan jou ook helpen met het flexibel inrichten van het OER proces. Daarmee zorg je ervoor dat jouw instelling de OER slimmer gaat ontwerpen, structureren, schrijven, valideren en publiceren. Ontdek de mogelijkheden van OER Write tijdens een interactieve workshop samen met jouw collega’s.